KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Berbicara mengenai KOMUNIKASI, maka terlintas secara
spontan bahwa manusia yang adalah makhluk sosial, tentunya memiliki komunikasi
antar manusia yang lainnya. Di era perkembangan jaman sekarang, komunikasi
merupakan salah satu hal yang paling penting seiring dengan adanya kemajuan
teknologi yang ada. Saling adanya interaksi untuk tujuan tertentu dengan konsep
pemahaman yang sama, maka didirikanlah sebuah organisasi. Setiap orang anggota
maupun kelompok dalam organisasi tersebut saling berkomunikasi untuk tujuan
yang sama. Gagasan maupun ide yang muncul dikomunikasikan secara baik, meskipun
terkadang terjadi kesalahpahaman di dalam perbedaan pendapat, namun itu
merupakan suatu proses dari komunikasi yang ada.
Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau
informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi
atau pengertian yang sama. Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena
dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan
saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau
menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar
pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara
lebih terperinci. Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada
si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi
yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan
seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan
dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi
suatu organisasi. Komunikasi dalam organisasi tak langsung terbentuk dengan
sendirinya, diperlukan unsur – unsur penyebabnya.
1.
POLA KOMUNIKASI BISNIS
Secara umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2
saluran (Purwanto,2006:40-45), yaitu :
a. Saluran Komunikasi
Formal
Dalam struktur
organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam
posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan
wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer
kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:
1.
Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi dari atas
ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer)
ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah,
instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:
o
Memberikan pengarahan atau instruksi
kerja tertentu,
o
Memberikan informasi kenapa pekerjaan
itu harus dilaksanakan,
o
Memberikan informasi tentang prosedur
dan praktik organisasional,
o
Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja
kepada para karyawan,
o
Menyajikan informasi mengenai aspek
ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang
ingin dicapai.
2.
Komunikasi dari bawah ke atas
Atau disebut buttom-up
communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan)
menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang
selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.
3.
Komunikasi Horizontal
Atau horizontal
communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication)
adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi
sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal
antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi
kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.
4.
Komunikasi Diagonal
Atau diagonal
communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang
berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan
bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager
produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.
b. Saluran
Komunikasi Informal
Dalam jaringan
komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa
mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat
berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya
bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga,
anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala
mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada
dalam organisasinya.
2.
MENGELOLA KOMUNIKASI BISNIS
Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :
Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :
1.
Penanganan pesan-pesan yang bersifat
rutin
Untuk dapat
memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu
memperhatikan hal berikut ini:
1.
Mengurangi jumlah pesan
2.
Instruksi yang jelas
3.
Mendelegasikan tanggung jawab
4.
Melatih petugas
1.
Penanganan Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis
di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya
krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan
produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis
komunikasi tersebut, ada 2 falsafah dalam komunikasi yaitu:
1. Bersikap diam,
tidak mengatakan sesuatu, atau
2. Katakan apa yang
terjadi dan segera
Namun, beberapa ahli
hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis
rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa
yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public
(masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan
harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang
paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran
tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa
penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi
emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk
mempertinggi rasa percaya diri.
Dalam situasi krisis
ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan seperti :
1.
Siapkan tim yang terampil atau cekatan
dalam penanganan krisis
2.
Usahakan agar manajemen puncak segera
bertindak pada saat krisis terjadi
3.
Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai
representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik
komunikasi
4.
Ceritakan suatu kejadian secara
menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf
5.
Tunjukkan keseriusahan perusahaan, bukan
saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.
2. Masalah Komunikasi dalam Organisasi
Fakor hambatan yang
biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:
1.
Hambatan Teknis
Hambatan ini timbul
karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran
pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas
dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di
bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi
dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
2.
Hambatan Semantik
Gangguan ini menjadi
hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi
semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa.
Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun
baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang
komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik
komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang
berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
3.
Hambatan Manusiawi
Hambatan ini muncul
dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam
komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman,
hambatan ini mencakup :
1.
Hambatan yang berasal dari perbedaan
individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status,
keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.
2.
Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim
psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana
dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis,
organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi
antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang
berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
Dalam lingkup
organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang
ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan
manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan
sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang
merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu dengan lainnya dan berfungsi
dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau
informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam
struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan
organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar
pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agarpihak lain
bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan
atau kegiatan.
Dalam proses
komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan
berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar
belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau
informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan
7 C, yaitu :
1.
Completeness (Lengkap)
Suatu pesan atau
informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan
agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan
pengirim pesan.
2.
Conciseness (Singkat)
Suatu pesan dikatakan
concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin
(singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan
gagasannya.
3.
Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian pesan
hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima
pesan.
4.
Concreteness (Konkrit)
Penyampaian pesan
hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas
5.
Clarity (Kejelasan)
Pesan hendaknya
disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan
serta memiliki makna yang jelas.
Pesan disampaikan
dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam
komunikasi bisnis.
7.
Correctness (Ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat
dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar
(formal atau resmi).
drive.google.com/file/d/0B1sX4EM1r3BWTGM4dTNPWlZRVTQ/view?usp=sharing